Внедрение ПП "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 ПРОФ" в ФГБОУ ВО "ВГУ"

Перед нами стояла стратегическая цель — создать единое цифровое пространство для ключевых подразделений вуза, устранив разрозненность учетных систем и ручные операции. Для расчетной группы бухгалтерии требовалось обеспечить детализированный учет финансирования и налаженный обмен данными с бухгалтерской системой. Отдел кадров нуждался в автоматизации документооборота и массовых операций, отдел труда и заработной платы — в эффективных инструментах для планирования нагрузки и отчетности, а управление информатизации — в надежном механизме интеграции кадровых данных с другими информационными системами университета.

Необходимость перехода была обусловлена фрагментированностью учетных процессов, что приводило к дублированию данных, высоким трудозатратам и рискам возникновения ошибок. Использование неувязанных между собой инструментов и ручных методов работы более не соответствовало масштабу и требованиям современного образовательного учреждения. Требовалась централизованная система, способная гибко адаптироваться под специфические процедуры каждого подразделения, обеспечивая при этом целостность и согласованность данных.

В рамках проекта был выполнен комплекс работ по глубокой адаптации системы под нужды каждого подразделения.

• Для расчетной группы бухгалтерии. Создан специализированный механизм, обеспечивающий учет начислений с детализацией до статей финансирования, и настроена автоматическая выгрузка этих данных в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения». Также был выполнен перенос объемных исторических данных для корректного расчета среднего заработка.
• Для отдела кадров. Разработан и внедрен целый ряд решений, кардинально упрощающих ежедневную работу. Это и автоматическое формирование трудовых договоров и допсоглашений в MS Word, и уникальный инструмент для группового оформления отзывов сотрудников из отпусков. Кроме того, было создано более 20 печатных форм для кадровых приказов и внутренней отчетности.
• Для отдела труда и заработной платы. Разработка механизма для планирования и точного учета почасовой нагрузки профессорско-преподавательского состава. Также был автоматизирован процесс заполнения форм для ежемесячного федерального мониторинга «Сведения о численности и оплате труда», что исключило ручной труд и возможные неточности.
• Для управления информатизации. Реализован надежный механизм регулярной автоматической выгрузки актуальных кадровых данных, что обеспечило бесперебойную интеграцию с другими корпоративными информационными системами вуза и создало единую точку истинности по персоналу.