Внедрение ПП "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ" в ФГБОУ ВО "ВГУ"

Перед нами стояла комплексная задача по глубокой адаптации типовой конфигурации под уникальные процессы крупного образовательного учреждения. Ключевой вызов заключался в создании целостной информационной среды, которая охватывала бы полный жизненный цикл взаимодействия с обучающимся — от подачи документов и заключения договора до учета оплат и формирования академической задолженности. Параллельно требовалось автоматизировать смежные направления: учет дополнительного образования, планирование затрат, проведение инвентаризаций и обеспечить бесшовную интеграцию со смежными системами вуза, такими как «Государственные и муниципальные закупки» и кадровый блок.

Использование типового решения без должной адаптации создавало «разрывы» в ключевых операционных процессах. Учет велся фрагментарно, что вынуждало сотрудников дублировать данные вручную в нескольких системах, тратить значительное время на формирование документов и повышало риск ошибок в финансовых и отчетных данных. Руководство учреждения приняло решение о глубокой доработке системы, чтобы перевести учет на качественно новый уровень: исключить рутину, обеспечить прозрачность данных и повысить скорость принятия управленческих решений.

Был реализован масштабный проект по адаптации, который затронул все ключевые направления деятельности вуза.
1. Создание сквозного цифрового профиля обучающегося.
Мы разработали и внедрили централизованный механизм учета студентов и абитуриентов. Его ядром стала автоматическая загрузка данных из существующей образовательной системы. Это позволило автоматизировать весь документооборот: от печати договоров и дополнительных соглашений до формирования начислений за обучение. Финансовый цикл также был замкнут: реализована функция автоматического заполнения кассовых ордеров и поступлений по номеру договора, а проведение платежных документов было доработано для оперативного отражения статусов оплат абитуриентов.
2. Автоматизация финансового и материального учета.
Для повышения эффективности финансовой службы был внедрен ряд важных механизмов:

• Налажена пакетная загрузка реестров оплат для массового отражения поступлений.
• Реализовано пакетное формирование актов сверки взаиморасчетов и документов для инвентаризации ОС и материалов, что радикально сократило трудозатраты в периоды отчетности.
• В кассовые ордера добавлены штрихкоды, что ускорило их поиск и обработку с помощью сканеров.

3. Внедрение системы детального планирования и распределения затрат.
Разработанные инструменты позволили вузу перейти к точному управлению финансами:

• Реализован функционал ведения плановых смет выпуска продукции (например, в рамках научной деятельности) с процентным распределением затрат и фонда оплаты труда.
• Создана система сметного распределения финансирования (как по основной деятельности, так и по доп. услугам) между подразделениями с детализацией по статьям затрат.

4. Интеграция в единое информационное пространство.

• Обеспечена синхронизация данных с другими системами учреждения: налажен обмен с конфигурацией по закупкам, а также автоматизирована загрузка платежных ведомостей из кадрового блока.