Внедрение ПО "1С:Университет" в ФГБОУВПО "Воронежский государственный институт физической культуры"

Для Воронежского государственного института физической культуры была внедрена и глубоко адаптирована система «1С:Университет».
Задачи, поставленные вузом
Институту требовалось решить несколько конкретных учетных задач в одной системе:

• Автоматизировать учет успеваемости студентов и печать аттестационных ведомостей.
• Организовать электронный документооборот для проведения приемной кампании, включая формирование личных дел абитуриентов и приказов о зачислении.
• Настроить корректное формирование и печать документов государственного образца (дипломов, приложений, справок).
• Учесть внутреннюю специфику: разделение учета по 9 видам спорта в рамках одного профиля и ведение данных по студентам, проживающим в общежитии.

До внедрения учет велся на бумажных носителях и в разрозненных офисных программах (например, Excel). Это приводило к высокой доле ручного труда, ошибкам в документах и длительной подготовке отчетов. Рост объема данных и ужесточение требований к отчетности сделали прежние методы неэффективными. Типовое решение «1С:Университет» было выбрано как основа, которую можно адаптировать под уникальные процессы вуза.

Внедрение было разбито на пять этапов с постоянной обратной связью от сотрудников института.
1: Начало работы и выявление специфики.

• В систему были вручную внесены данные студентов младших курсов и загружены учебные планы.
• Обнаружена ключевая специфика: профиль «Спортивная тренировка» необходимо было детализировать для учета 9 различных видов спорта (баскетбол, плавание и т.д.) с отражением в итоговых документах.
• Доработан механизм загрузки учебных планов для заочного отделения.

2: Автоматизация учета успеваемости.

• Разработаны и внедрены печатные формы аттестационных ведомостей.
• Созданы шаблоны справок об обучении и справок-вызовов в соответствии с внутренними требованиями вуза.

3: Подготовка и проведение приемной кампании.

• Настроены все параметры для приема абитуриентов.
• Доработаны и добавлены печатные формы для комплектации личных дел.
• Автоматизировано формирование рейтинговых списков и приказов о зачислении по утвержденным в вузе формам.

4: Расширение функционала и учет новых требований.

• Разработан модуль для учета студентов, проживающих в общежитии.
• Система адаптирована под новые правила приема и обеспечена выгрузка данных в Федеральную информационную систему (ФИС) с учетом профилей по видам спорта.
• Созданы дополнительные аналитические отчеты для приемной комиссии.

5: Упрощение формирования дипломов.

• Поскольку типовой механизм оказался сложным для пользователей, был разработан и внедрен более простой и понятный алгоритм заполнения и печати дипломов государственного образца.

Общие доработки платформы:

• Добавлена подсистема для быстрого доступа к часто используемым операциям.
• Доработаны интерфейсы и документы для удобства ежедневной работы сотрудников деканатов и учебного отдела.
• Настроено формирование внутренней нумерации для справок.