Автоматизация бухглтерского и производственного учета хозрасчетного учреждения на базе ПП "1С:Общепит" в ООО "Аура"

ООО «Аура» — популярный ночной клуб в Воронеже с несколькими барами и общим складом. Из-за особенностей работы (ночные смены, высокая нагрузка на бары) возникли проблемы с учетом алкоголя: риск хищений, ошибки при работе с ЕГАИС, сложности с контролем перемещений между точками.
Основные задачи, которые требовалось решить:

1. Организовать четкий управленческий учет движения алкогольной продукции: от оприходования на склад до продажи в барах и возможных возвратов.
2. Исключить ошибки при передаче данных в государственную систему ЕГАИС. Для этого нужно было ограничить доступ рядовых сотрудников к регламентированным документам.
3. Минимизировать риски хищения и подмены товара за счет автоматической фиксации всех операций.
4. Наладить работу в условиях ночного режима, когда активные продажи идут вне стандартного рабочего дня бухгалтерии.

В клубе уже использовалась «1С:Общепит» для общего учета, но ее типового функционала не хватало для решения специфических задач, связанных с алкоголем и ЕГАИС. Требовалось создать дополнительный контрольный контур внутри знакомой программы, чтобы не менять всю систему и сохранить привычную работу для сотрудников.

В рамках доработки «1С:Общепит» специалистами "Диарт" была создана и внедрена специальная подсистема управленческого учета алкогольной продукции:

1. В системе появились отдельные документы для отражения каждого этапа движения алкоголя: оприходование, выдача в бары, перемещения между точками, продажи и возвраты.
2. Было настроено автоматическое заполнение данных с использованием сканеров штрих-кодов. При этом система проводила проверку остатков по данным ЕГАИС, исключая ошибки.
3. Для рядовых сотрудников (барменов, официантов) был закрыт доступ к документам ЕГАИС. Они работали только во внутренней управленческой подсистеме, что предотвратило случайную порчу критически важных данных.
4. На основе данных из управленческого учета система автоматически формировала и заполняла все необходимые типовые документы для корректной выгрузки в ЕГАИС. Этим занимались уже специально обученные сотрудники или бухгалтерия.